Wdrożenie systemu IC Pen w Centralnym Szpitalu Klinicznym MSWiA w Warszawie

Zagrożenie jakie niesie ze sobą wirus SARS-CoV-2 sprawiło, że technologia zaczęła odgrywać coraz istotniejszą rolę w funkcjonowaniu placówek ochrony zdrowia. Dowodem na to jak istotne stały się nowoczesne rozwiązania w walce o bezpieczeństwo jest wdrożenie systemu IC Pen w Centralnym Szpitalu Klinicznym MSWiA w Warszawie. 

Wyzwanie 

Dyrekcja CSK MSWiA w Warszawie w wyniku przekształcenia placówki w szpital zakaźny zdecydowała wdrożyć rozwiązania, które zwiększą bezpieczeństwo personelu szpitala, jak i hospitalizowanych pacjentów w kontekście zarażenia i rozprzestrzeniania się wirusa SARS-CoV-2. Jednym z celów było przyspieszenie procesu digitalizacji dokumentacji medycznej. 
Dokonano tego poprzez wdrożenie systemu IC Pen, który zapewnia pełną kompatybilność z wykorzystywanym przez szpital systemem medycznym HIS (w tym przypadku CGM Clininet HIS) oraz łatwość we wdrożeniu i użytkowaniu przez personel medyczny.  

Wdrożenie systemu IC Pen oznaczało konieczność zmierzenia się z czterema wyzwaniami

• Eliminacja papieru w systemie dokumentacji medycznej i przyspieszenie procesu digitalizacji całej dokumentacji medycznej (w szczególności zgód pacjentów) tworzonej podczas leczenia w szpitalu. 
• Poprawa bezpieczeństwa pracowników i pacjentów szpitala poprzez ograniczenie ryzyka rozprzestrzeniania się wirusa Sars-Cov-2. 
• Zwiększenie efektywności pracy personelu medycznego poprzez optymalizację sposobu pracy. 
• Przeprowadzenie wdrożenia systemu IC Pen w sposób zdalny ze względu na panującą pandemię wirusa Sars-Cov-2. 

Rozwiązanie 

W ciągu zaledwie 12 dni roboczych został wdrożony system IC Pen, który umożliwia tworzenie dokumentacji medycznej w formie cyfrowej przy jednoczesnej integracji z wykorzystywanym w placówce systemem CGM Clininet HIS. Wprowadzony system IC Pen wykorzystuje długopisy cyfrowe umożliwiające tworzenie formularzy, wywiadów pacjentów i ich zgód w sposób ważny prawnie w wersji cyfrowej.  

Szpital został wyposażony w 70 długopisów cyfrowych pozwalających na tworzenie 327 formularzy z dostępnych w systemie CGM Clininet HIS. Dzięki temu każdy wypełniany przez pacjenta lub personel medyczny dokument jest natychmiast digitalizowany i dostępny w systemie. Pozwoliło to wyeliminować obieg papierowej dokumentacji medycznej w szpitalu oraz usprawnić pracę personelu medycznego.  

Dzięki eliminacji papierowej dokumentacji medycznej mogącej być nośnikiem wirusa udało się zmniejszyć ryzyko rozprzestrzeniania się koronawirusa SARS-CoV-2. Ponadto zoptymalizowano pracę personelu placówki medycznej poprzez eliminację konieczności tworzenia papierowej dokumentacji medycznej i późniejszego jej przekazywania, skanowania oraz archiwizowania. 

Okiem klienta

W związku z przekształceniem w jednoimienny szpital zakaźny, biorąc na siebie wszelką odpowiedzialność, zarówno za pacjentów, jak i personel, wiele musiało zmienić się w funkcjonowaniu szpitala. W szczególności konieczne było przyspieszenie procesu digitalizacji dokumentacji medycznej. W związku z tym szukaliśmy rozwiązania, które zapewniłoby szybkość i wygodę, jednocześnie ograniczając kontakt personelu z dokumentami pacjenta. Doskonałym rozwiązaniem okazał się system IC Pen – system digitalizacji dokumentacji medycznej – rozwiązanie sprawdzone, wygodne, intuicyjne zarówno dla pacjenta, jak i personelu.

Technologia IC Pen potrafi zarządzać dowolnymi dokumentami przeprowadzając ich automatyczną digitalizację wykorzystując długopisy cyfrowe i ekrany, W ramach przetworzonego dokumentu automatycznie powstaje wersja pdf i xml z danymi zawartymi w strukturze dokumentu.

Dzięki IC Pen posiadamy natychmiastową pełna informację o dokumentacji medycznej pacjenta w naszym systemie. Automatyczne archiwum elektroniczne pozwala odejść od tradycyjnego procesu archiwizacji dokumentów przyspieszając obieg dokumentacji i ograniczając zaangażowanie personelu. Jednocześnie podnosi poziom bezpieczeństwa w procesie obsługi pacjentów, co jest szczególnie istotne w czasie epidemii.

fragment listu referencyjnego Waldemara Wierzby, dyrektora CSK MSWiA

Galeria