Wdrożenie systemu IC Pen w Centralnym Szpitalu Klinicznym MSWiA w Warszawie

25-02-2021

Rozwiązanie wykorzystujące cyfrowe długopisy pozwoliło wyeliminować papierową dokumentację medyczną w warszawskim szpitalu MSWiA. W efekcie udało się obniżyć ryzyko przenoszenia koronawirusa powodującego COVID-19 chroniąc pacjentów i personel placówki przed zakażeniem. Technologia ta przyspieszyła również proces digitalizacji dokumentów i ułatwiła ich archiwizację.

Najważniejsze informacje: 

Kto wdrożył: IC Solutions Sp. z o. o.

Miejsce wdrożenia: Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie

Jednostki zaangażowane we wdrożenie: CGM, Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie, IC Solutions

Potrzeba: Eliminacja papieru w systemie dokumentacji medycznej i przyspieszenie procesu digitalizacji całej dokumentacji medycznej (w szczególności zgód pacjentów) tworzonej podczas leczenia w szpitalu. Poprawa bezpieczeństwa pracowników i pacjentów szpitala poprzez ograniczenie ryzyka rozprzestrzeniania się wirusa SARS-CoV-2.

Technologia: System IC Pen umożliwiający tworzenie dokumentacji medycznej w formie cyfrowej przy jednoczesnej integracji z wykorzystywanym w placówce systemem CGM CLININET HIS.

Data wdrożenia: Kwiecień 2020 r.

Więcej informacji: Strona IC Solutions

Zagrożenie jakie niesie ze sobą wirus SARS-CoV-2 sprawiło, że technologia zaczęła odgrywać coraz istotniejszą rolę w funkcjonowaniu placówek ochrony zdrowia. Dowodem na to jak istotne stały się nowoczesne rozwiązania w walce o bezpieczeństwo jest wdrożenie systemu IC Pen w Centralnym Szpitalu Klinicznym MSWiA w Warszawie. 

Wyzwanie 

Dyrekcja CSK MSWiA w Warszawie w wyniku przekształcenia placówki w szpital zakaźny zdecydowała wdrożyć rozwiązania, które zwiększą bezpieczeństwo personelu szpitala, jak i hospitalizowanych pacjentów w kontekście zarażenia i rozprzestrzeniania się wirusa SARS-CoV-2. Jednym z celów było przyspieszenie procesu digitalizacji dokumentacji medycznej. 
Dokonano tego poprzez wdrożenie systemu IC Pen, który zapewnia pełną kompatybilność z wykorzystywanym przez szpital systemem medycznym HIS (w tym przypadku CGM Clininet HIS) oraz łatwość we wdrożeniu i użytkowaniu przez personel medyczny.  

Wdrożenie systemu IC Pen oznaczało konieczność zmierzenia się z czterema wyzwaniami

  • Eliminacja papieru w systemie dokumentacji medycznej i przyspieszenie procesu digitalizacji całej dokumentacji medycznej (w szczególności zgód pacjentów) tworzonej podczas leczenia w szpitalu. 
  • Poprawa bezpieczeństwa pracowników i pacjentów szpitala poprzez ograniczenie ryzyka rozprzestrzeniania się wirusa Sars-Cov-2. 
  • Zwiększenie efektywności pracy personelu medycznego poprzez optymalizację sposobu pracy. 
  • Przeprowadzenie wdrożenia systemu IC Pen w sposób zdalny ze względu na panującą pandemię wirusa Sars-Cov-2. 

Rozwiązanie 

W ciągu zaledwie 12 dni roboczych został wdrożony system IC Pen, który umożliwia tworzenie dokumentacji medycznej w formie cyfrowej przy jednoczesnej integracji z wykorzystywanym w placówce systemem CGM Clininet HIS. Wprowadzony system IC Pen wykorzystuje długopisy cyfrowe umożliwiające tworzenie formularzy, wywiadów pacjentów i ich zgód w sposób ważny prawnie w wersji cyfrowej.  

Szpital został wyposażony w 70 długopisów cyfrowych pozwalających na tworzenie 327 formularzy z dostępnych w systemie CGM Clininet HIS. Dzięki temu każdy wypełniany przez pacjenta lub personel medyczny dokument jest natychmiast digitalizowany i dostępny w systemie. Pozwoliło to wyeliminować obieg papierowej dokumentacji medycznej w szpitalu oraz usprawnić pracę personelu medycznego.  

Dzięki eliminacji papierowej dokumentacji medycznej mogącej być nośnikiem wirusa udało się zmniejszyć ryzyko rozprzestrzeniania się koronawirusa SARS-CoV-2. Ponadto zoptymalizowano pracę personelu placówki medycznej poprzez eliminację konieczności tworzenia papierowej dokumentacji medycznej i późniejszego jej przekazywania, skanowania oraz archiwizowania. 

Okiem klienta

W związku z przekształceniem w jednoimienny szpital zakaźny, biorąc na siebie wszelką odpowiedzialność, zarówno za pacjentów, jak i personel, wiele musiało zmienić się w funkcjonowaniu szpitala. W szczególności konieczne było przyspieszenie procesu digitalizacji dokumentacji medycznej. W związku z tym szukaliśmy rozwiązania, które zapewniłoby szybkość i wygodę, jednocześnie ograniczając kontakt personelu z dokumentami pacjenta. Doskonałym rozwiązaniem okazał się system IC Pen – system digitalizacji dokumentacji medycznej – rozwiązanie sprawdzone, wygodne, intuicyjne zarówno dla pacjenta, jak i personelu.

Technologia IC Pen potrafi zarządzać dowolnymi dokumentami przeprowadzając ich automatyczną digitalizację wykorzystując długopisy cyfrowe i ekrany, W ramach przetworzonego dokumentu automatycznie powstaje wersja pdf i xml z danymi zawartymi w strukturze dokumentu.

Dzięki IC Pen posiadamy natychmiastową pełna informację o dokumentacji medycznej pacjenta w naszym systemie. Automatyczne archiwum elektroniczne pozwala odejść od tradycyjnego procesu archiwizacji dokumentów przyspieszając obieg dokumentacji i ograniczając zaangażowanie personelu. Jednocześnie podnosi poziom bezpieczeństwa w procesie obsługi pacjentów, co jest szczególnie istotne w czasie epidemii.

fragment listu referencyjnego Waldemara Wierzby, dyrektora CSK MSWiA

Galeria

Kluczowe bariery 

Największym problemem była konieczność wdrożenia systemu IC Pen w sposób całkowicie zdalny ze względu na pandemię COVID-19. W sposób zdalny należało również przeszkolić personel szpitala. Ponadto Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie został przekształcony w szpital jednoimienny co oznaczało konieczność jak najszybszego wdrożenia rozwiązań zwiększających bezpieczeństwo personelu szpitala i pacjentów w sposób nie zakłócający funkcjonowania placówki.

Wnioski

System IC Pen dzięki integracji z najpopularniejszymi systemami HIS dostarczanymi przez Asseco, CGM, Comarch i Kamsoft może być szybko zaimplementowany niemalże przez każdą placówkę medyczną. Ponadto łatwość w obsłudze takich urządzeń jak długopisy cyfrowe, czy tablety sprawia, że wykorzystanie systemu IC Pen jest intuicyjne i nie wymaga zmiany dotychczasowych modeli pracy oraz organizacji.